Grundsätzlich soll nach § 7 EUrlV der Urlaub im Urlaubsjahr genommen werden, womit das jeweils aktuelle Kalenderjahr gemeint ist. Dafür müssen Beamte einen Urlaubsantrag stellen und in der Regel von ihrem Dienstvorgesetzten genehmigen lassen. Voraussetzung für eine Genehmigung ist, dass die Dienstgeschäfte trotz des Urlaubs eines Beamten ordnungsgemäß erledigt werden können. Dies kann schwierig sein, wenn zu viele Beamte einer Dienststelle zur selben Zeit Urlaub nehmen wollen, zum Beispiel in den Sommerferien oder über Weihnachten. Soziale Aspekte wie die Anzahl schulpflichtiger Kinder, das Lebensalter oder die Dauer der Betriebszugehörigkeit sind dann ausschlaggebend, wer Urlaub nehmen kann.
Schafft es ein Bundesbeamter nicht, seinen gesamten Urlaub im Urlaubsjahr zu nehmen, sollte er ihn unbedingt innerhalb eines Jahres nach dem abgelaufenen Urlaubsjahr nehmen. Tut er dies nicht, verfällt sein Vorjahresurlaub.
Achtung: Länderbeamte müssen je nach Bundesland teils andere Fristen einhalten, zum Beispiel eine nur neunmonatige.
Eine Besonderheit ist der Anspruch auf den Mindesturlaub von 20 Tagen, der in der EU-Arbeitszeitrichtlinie geregelt ist. Ist ein Beamter des Bundes oder des Landes beispielsweise vorübergehend dienstunfähig und kann seinen Urlaub nicht innerhalb des Urlaubsjahres nehmen, hat er 15 Monate Zeit, diesen Erholungsurlaub zu nehmen. Erst danach verfällt der sogenannte unionsrechtliche Urlaub.
Abweichende Regelungen kann es für Beamte geben, die bei Nachfolgeunternehmen der Deutschen Bundespost beschäftigt sind.
